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Un informe es
uno de los medios de comunicaciones más importantes. La
información tiene que ser comunicada exactamente (calidad), coste con
eficacia (coste), puntualmente (sincronización) y en la cantidad
derecha (cantidad). Debe ser observado que un informe, si es bueno
o malo, representa el nivel del escritor en la organización que
él pertenece a. La divulgación se divide principalmente en
los dos propósitos siguientes: uno está para el funcionamiento
correcto de la organización y progresar con objetivos del trabajo. El segundo es ayudar a la comunicación entre los encargados y los
trabajadores. Recibiendo un informe, un encargado no puede
confirmar solamente que su mensaje se ha transportado no sólo
correctamente al equipo sino también percibir las opiniones y el
nivel del progreso. Si él ve un problema él puede repartircon él inmediatamente. Hacer que esto entonces sucede un informe
es esencial. En una nueva era y con las presiones cotidianas
puede parecerse demasiado apuro para hacer un buen informe, pero
conseguir utilizado a la escritura de informe buena y apropiada
mejorará la capacidad de los individuos y establecerá buenas
comunicaciones dentro de la organización. ¿Cuál es un buen
informe? 2 Divulgue las categorías, los propósitos
y los requisitos 2 horario 1 (el plan anual,
kaizen plan, nueva actividad, la instalación de equipo, el etc)
Propósito; Para controlar el progreso de un
acontecimiento particular, indicando las actividades que necesitan ser
realizadas en el futuro por el uso de 5W y del 1H.
Requisito 1 Para tener una blanco y una
política claras 2Para incluir experiencia previa del excedente de las mejoras 3 Para tener sincronización clara para los informes del progreso 2 informe del progreso 2 (como arriba)
Propósito 1 Para reflejar las acciones tomadas en el
pasado, agarre el estado actual y prepárese para el futuro.
2 Para divulgar estado actual al encargado o a los miembros
referidos para que una comprensión mejor estimule sugerencias, ayuda
y la instrucción. Requisito 1 Para reflejar las
acciones tomadas hasta ahora en línea con el plan para agarrar el
estado actual para las ventajas futuras. 2 Para
reflejar los artículos realizados ya, para clarificar los artículos
que se tomarán en el 5W y el 1H de siguiente futuros. 3 El progreso futuro se puede estimar contra la blanco. 2 informe de revisión de 3 actividades Propósito; Repasar si el progreso fue seguido o las
blancos han sido alcanzado para las ventajas futuras. Es
decir para guardar buenas actividades como sistema estándar y,
identificar y para mejorar las actividades que fueron mal.
Requisito; 1 Los resultados se deben comparar con la
política y la blanco, usando resultados claros de la evaluación
2 Cada artículo individual se debe evaluar para indicar que
nivel de la contribución hacia la blanco y el plan siguiente debe
incluir las sugerencias sanas de la mejora (Kaizen) (1H 5W).
2 informe técnico 4 (los resultados de la prueba
divulgan, el informe etc de los resultados de la investigación)
Propósito; Informar a los departamentos relevantes los hechos técnicos obtenidos
con los hechos obtenidos con la investigación, la evaluación, los
etc de la medida, de la prueba para las situaciones con causa confusa
y el problema nivela, que requieren la dirección técnica.
(informes provisionals incluyendo) Requisitos; 1 Los
resultados deben estar claros en la orden para que los departamentos
relevantes decidan a lo que necesitan hacer después. 2 5 petición de las contramedidas request/Kaizen (CCW
etc) Propósito; Para promover
contramedidas y seguir en progreso. Requisito; 1 El estado actual, preocupaciones, contramedidas que las
peticiones (sugerencias) contaban con el efecto, sincronizaciones
previstas debe ser hecho claro. 2 Informe De
la Prevención De 6 Repeticiones Propósito; 1Para evitar que mismo o los problemas similares suceda otra vez.
2 Para llevar a cabo mejoras en áreas débiles del
control y consolidar la organización. Requisito; 1 Las causas se deben identificar a las
diversas categorías de los 5M (hombre, material, máquina, método,
ambiente) 2 Las contramedidas y las acciones apropiadas de
la prevención se deben tomar en términos de la calidad, de la
cantidad, del coste, de la sincronización y de la seguridad. 2 resultados de los minutos de reunión 7 Propósito; 1 Para clarificar los artículos
decididos en la reunión para evitar diferencia en entender entre los
participantes. 2 Para informar a la gente que no
atendió o gente relevante de las decisiones tomadas. Requisitos; 1Las decisiones tomadas se deben describir claramente usando 5W y el
1H 2 8 boletines, informe diario, informe semanal e
informe mensual Propósito; Divulgar sobre
condiciones hasta un rato cortado sin retrasa a la gente correcta para
incitar acciones apropiadas. Requisito; 1 Los
informes deben ser el tiempo 2 Para incluir más allá del
funcionamiento (tendencia) y de la blanco. 3
Para incluir estado actual, contramedidas temporales, peticiones,
contramedidas permanentes y preocupaciones del miembro del equipo. 3 ¿Cuál es un buen informe? Si los
propósitos y los requisitos de los informes son (porqué, cuando,
qué, cuando, donde y cómo) apropiadamente (simple, claro y agradable
y fácil mirar) rentables y oportunos descrita, puede entonces ser
llamado un buen informe.En otras palabras 5W y 1H y buen sentido de la calidad, la cantidad,
cubre y la sincronización es muy importante escribir un buen
informe. 3 ¿1 por qué? Los informes, que no
transportan un mensaje claro encendido porqué se han escrito o qué
están intentando decir, se toman raramente el aviso de. Están
lejos de un buen informe. Cada esfuerzo se debe hacer para
asegurarse de que el informe escrito satisface el propósito para para
cuál es se ha escrito. El propósito debe haber sido decidido
antes de hacer el informe. Ejemplos de propósitos:
1 Para ayudar a entender 2 A comparta
las ideas 3 Para solicitar contramedidas 4 Para obtener la dirección, la ayuda o sugerencias
5 Para obtener instrucciones o la aprobación 6Para repasar y prepararse para el futuro 7 Para
tomar el paso adelante siguiente o tomar una decisión 8
Para comunicarse 9 Para persuadir a gente relevante
al acto 10. Otros 3 2 quién Es necesario cambiar el estilo de escritura según el lector sin
cambiar la idea básica. Aunque realmente no importa para el
escritor qué estilo del informe él elige pues él tiene ya una
comprensión completa de lo que él está escribiendo, para los
lectores en las marcas una diferencia considerable. Esta lógica
simple es asombroso infrecuente. Un informe a un
director de manejo y un informe a otros niveles más bajos son
diferentes en sus estilos.Especialmente en reuniones tales como nivel de gerencia mayor donde el
progreso de la compañía se pone al día a la gerencia mayor, los
puntos importantes se deben resumir lógicamente en el informe para
dar tanta información como necesitan saber de modo que sepan qué
acciones deben ser tomadas. 3 3 qué
Como en la sección 2 3 tiempo 4 (en minutos o en
segundos) Para poder comunicar la información necesaria a los
lectores en un período del tiempo corto. Es naturaleza humana a
sentirse mejor divulgar tanto como o creer más información produce
una comprensión mejor. Pero éste no es el caso, innecesario o
demasiada información detallada obstaculiza entender.
3 ¡5 donde y cómo divulgan los métodos
afectan entender!
4 Métodos 4 1 tamaño del
papel y número de páginas Los tamaños A3 y A4 se recomiendan
sobre todo. ¡Cuanto más páginas usted tiene, cuanto más
difícil el informe es entender, que conduce para perder! 4 2 Título El título debe dar la indicación
del contenido en una expresión clara y exacta. Razón; 1 Ayudas del título para entender el contenido 2 Puede ser juzgado por el título si el contenido necesita la
examinación cerrada de los lectores individuales 3
La prioridad se puede decidir por el título 4 regla de 3 20:80, conclusión primero Para un uso del informe de la uno-hoja los primeros 20% del espacio
para el 80% del contenido y asignan el resto del espacio para los
detalles del contenido restante. Esto hace el informe muy fácil
entender (rápido y exacto). Lectura de la conclusión después
de que la imagen del contenido sea obtenida leyendo el título según
lo descrito en 4. 2 (usted ha asido con eficacia la
atención del lector). Para los informes de más de 2 páginas,
utilice la primera página para el 80% del contenido y del restante páginas para el resto del contenido. Intente evitar de
asignar el segundo u otras páginas a la conclusión o a los
artículos de la petición. Sin embargo, si los puntos siguientes
entonces se describen sucinto con el título apropiado en un informe
de la uno-hoja, la conclusión no tiene que necesariamente ser
primera. 1 Propósito, fondo, acercamiento
básico 2Estado actual, funcionamiento de los hechos 3
Preocupaciones principales, contramedidas 4 Futuro
dirección, opinión, predicción 4
expresión simple 4 Un informe, que hace difícil para que el
lector entienda con expresiones complejas debe ser evitado. Un
informe es diferente de una novela o una letra y el menos uso de
palabras descriptivas el mejor (no utilice 10 palabras cuando 1
hará). ¡A menos que usted considere eficacia el informe usted
levanta no será leído! Informe simple 1
Oraciones de Simple/clear (posiblemente corto) 2 excluya
el contenido poco importante innecesario 3 utilice
charts/graphs/drawings para demostrar el estado de un proyecto o el
problema, también calza ejemplos en caso de necesidad 4utilice los dibujos tanto como sea posible evitar a los lectores que
entienden mal 4 5 la parte importante vienen
primero Por ejemplo si usted desea demostrar 3 conclusiones entonces demuestre el más importante temprano en el informe, a
menos que se requiera en una orden especial tal como tiempo. El mismo principio se debe aplicar a los problemas o a los
horario para las acciones futuras. La razón de esto es '
eficacia '. ¡Apenas imagínese si vino la conclusión más
importante por último! 4 6 peticiones claras Una de las funciones más importantes de informes es hacer a
gente o una organización hace algo. Usted debe siempre
comunique la petición exacta usando 5W y el 1H. 4 7 Opiniones De los Iniciadores
(Departamentos) ¡Desafortunadamente hay la gente que atenderá y los informes de la
demostración hablan sobre sí mismos y van! ¿Qué hemos aprendido?
¿Qué necesitamos hacer? Usted necesita siempre una política para
divulgar. Necesita ser un flujo lógico a su informe, tal como '
esto es cuáles es lo que deseo hacer, satisfacer I pensar-este me da
su opinión y cooperación ' 4 marca 8 el
claro del estado Esto es especialmente necesario para los
informes tales como informes de daily/weekly/monthly. Dentro del
texto es difícil entender el estado de un vistazo. Por el uso de
cartas los gráficos que los símbolos tienen gusto de estado de los
resultados de O que compara X con la blanco, su estado se pueden
entender en un segundo. 4 9 porqué y cómo es bueno o ¿malo? Usted debe
demostrar claramente porqué el estado o el resultado es aceptable en
plan o no y cómo es bueno o malo es. Esto puede ayudar a otros a entender que su informe y acelere las
acciones futuras.
4 10 claros de las contramedidas y del
progreso de la marca Si el status/result es X, haga las
contramedidas despejan según 5W y 1H. Es su responsabilidad
mejorar la condición de X a O dentro de cierto límite de tiempo. 4 predicción 11 del futuro. Es altamente importante en nuestro trabajo de poder mejorar la
condición del futuro. Es fácil predecir el futuro por medio de
analizar el el último y presente; esto entonces permite que
entendamos qué hacer. Usted no debe divulgar solamente el
estado actual, pero también más allá progreso para alcanzar
el propósito del informe. Usted puede explicar fácilmente qué
hacer en el futuro por medio de repasar el presente. 4 prioridad 12 Es muy útil hacer claramente la prioridad en su informe para entender
cada artículo individual pero también para agarrar el cuadro total. Con esto en mente es apropiado acentuar puntos importantes cerca el subrayar negrita o el uso de color etc. 4 uso 13 de dibujos o
de cartas Las cartas y los dibujos son los medios de la
comunicación universales. Incluso si usted no entiende otra
lengua usted dice qué está sucediendo por el uso de cuadros. Usted utiliza a menudo principalmente el texto en su informe con
los cuadros como un complemento que usted debe apuntar para explicar
el contenido con los cuadros y el texto del uso como complemento (una
sola palabra es preferible) para permitir que los lectores entiendan
rápidamente y correctamente.
4 texto 14 y dibujos aseados Es la naturaleza humana que preferimos mirar los objetos
agradables (e. g pinturas, flores, paisaje agradable etc) y
ése que no tenemos gusto de mirar los untidy y feos. Los
elementos estéticos tales como el texto y dibujos agradables y
ordenados son muy importantes para un buen informe.
4 tamaño 15 del texto Vemos raramente un informe escrito
en texto demasiado grande qué tendemos para ver es el texto que
es demasiado pequeño. Esto viene de la necesidad natural de
abarrotar tanto como lata en tan pequeño un espacio como sea posible,
esto necesitamos ser corregidos. ¡El texto demasiado
pequeño no estimula el cerebro que filtra solamente los ojos!
4 disposición 16 el mismo principio que 4.
13 4 distribución 17 a) La regla básica de
la distribución es apuntar cierta posición en la compañía y no a
apersona específica (excepto la gerencia mayor). Usted necesita
distribuir copias para apropiarse de posiciones en organizaciones en
la cantidad derecha. También en casos de informes a la gerencia
mayor usted necesitará ajustar el informe para no dar demasiado
detalle por lo que los datos a menos que estén solicitados
específicamente. 4 18 rentable Haga cada
esfuerzo de modo que los lectores puedan obtener la información
necesaria de su informe en el tiempo mínimo. También intente
reducir el número de copias, del tamaño del papel etc. 4 19 Sea Oportuno ¡Los informes levantados son
demasiado tarde peores que nada! Usted debe levantar informes con la
consideración por el tiempo que toma para hacer aprobaciones y
distribución. 4 Auto-comprobación 20 Alguna
gente tiende para someter informes sin un cheque completo del informe
para confirmar que está haciendo lo que se piensa para hacer. Usted si el cheque del siempre-uno mismo su informe se asegura de
que el contenido esté entendido fácilmente (no olvídese de
que usted tiene probablemente un conocimiento mejor del tema entonces
el lector). Evite el uso de siglas y del argot. Los puntos de control principales son: a) Acoplamientos
lógicos entre el propósito de la materia divulgada, y conclusión b) Los lectores deben poder seguir la historia de la ' razón del
propósito de ' a la ' sugerencia de la conclusión en el futuro.
4 ¿21 POR QUÉ INFORMES MANUSCRITOS?
CUANDO LOS INFORMES SON MANUSCRITOS el • que no pueden e-ser
enviados fuerza tan la cara para hacer frente a la comunicación.
• usted tiene que entender el detalle antes de escribir. • porque toma más tiempo usted produce solamente informes
valiosos. • usted tiene que conseguir un resultado para
autorizar el tiempo pasado. CUANDO LOS INFORMES SE PRODUCEN
ELECTRÓNICAMENTE el • no bastante tiempo está pasado
encendido comprensión • que no nos comunicamos con
eficacia • es demasiado fácil hacer y E-mail un informe • puede ser utilizado para absolver culpa o propiedad 4 22 NEMAWASHI (QUE ALINEAN SUS PATOS)
PROPÓSITO Para obtener el consenso del informe y ganarlo
firme apagado, él es recomendable pasar una cierta hora antes de
submittal ganando la compra adentro a ambos sus objetivos y a
entender de la gente del contenido. Requisito
Tome el tiempo para caminar el informe con cada uno signatario, para
sentar abajo y para explicar el contenido, acciones y cualesquiera las
sorpresas.Esto acelerará el proceso de la firma y lo permitirá todo en
cuestión sentir más en la facilidad con cualquier acción que se
presenta del informe, que proporcionará la propiedad para las
acciones. Resultado Firmado completamente de informe
con el claro comprensión y propiedad de acciones. Apéndice Artículos que se incluirán en
informes Dependiendo del tipo de informe, de los artículos que
se incluirán y de orden si la inclusión depende del tipo de informe
que usted está escribiendo. Levante un BUEN informe refiriendo a
la lista siguiente: 1 Resumen 2 Conclusión 3 Fondo o motivo 4 Prefacio
5 Propósito 6 Objetivo 7 Razón
de la divulgar 8 Proceso 9 Característica especial 10. Estado actual 11. Política 12. Más allá de la
revisión 13. Interpretación 14.
Horario 15. Puntos del foco de la actividad 16. Puntos importantes 17. Contorno de
proceso 18. Estructura 19. Problema
20. Prioridad 21. Responsabilidad de las
contramedidas 22. Blanco 23. Condiciones 24. Plan 25. Causa y análisis del efecto 26. Acciones futuras 27. Petición
28. Sincronización 29.Resultados de la prueba de la evaluación 30. Eficacia de
contramedidas, eficacia prevista 31. Nuevo problema 32. Acción y resultados 33.
Investigación de la causa 34. Influencia en otras 35. Revisión 36. Opinión de la impresión de
los iniciadores 37. Prevención de la repetición 38. Plan futuro, acción futura 39.
Problems/actions restante
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