Informes A3 (Informes A4)

"cómo escribir buenos informes"

1 Prefacio - Informes A3 (Informes A4)

Un informe es uno de los medios de comunicaciones más importantes. La información tiene que ser comunicada exactamente (calidad), coste con eficacia (coste), puntualmente (sincronización) y en la cantidad derecha (cantidad). Debe ser observado que un informe, si es bueno o malo, representa el nivel del escritor en la organización que él pertenece a.

La divulgación se divide principalmente en los dos propósitos siguientes: uno está para el funcionamiento correcto de la organización y progresar con objetivos del trabajo. El segundo es ayudar a la comunicación entre los encargados y los trabajadores.

Recibiendo un informe, un encargado no puede confirmar solamente que su mensaje se ha transportado no sólo correctamente al equipo sino también percibir las opiniones y el nivel del progreso. Si él ve un problema él puede repartircon él inmediatamente. Hacer que esto entonces sucede un informe es esencial.

En una nueva era y con las presiones cotidianas puede parecerse demasiado apuro para hacer un buen informe, pero conseguir utilizado a la escritura de informe buena y apropiada mejorará la capacidad de los individuos y establecerá buenas comunicaciones dentro de la organización.

¿Cuál es un buen informe?

2 Divulgue las categorías, los propósitos y los requisitos

2 horario 1 (el plan anual, kaizen plan, nueva actividad, la instalación de equipo, el etc)

Propósito;

Para controlar el progreso de un acontecimiento particular, indicando las actividades que necesitan ser realizadas en el futuro por el uso de 5W y del 1H.

Requisito

1 Para tener una blanco y una política claras

2Para incluir experiencia previa del excedente de las mejoras

3 Para tener sincronización clara para los informes del progreso

2 informe del progreso 2 (como arriba)

Propósito

1 Para reflejar las acciones tomadas en el pasado, agarre el estado actual y prepárese para el futuro.

2 Para divulgar estado actual al encargado o a los miembros referidos para que una comprensión mejor estimule sugerencias, ayuda y la instrucción.

Requisito

1 Para reflejar las acciones tomadas hasta ahora en línea con el plan para agarrar el estado actual para las ventajas futuras.

2 Para reflejar los artículos realizados ya, para clarificar los artículos que se tomarán en el 5W y el 1H de siguiente futuros.

3 El progreso futuro se puede estimar contra la blanco.

2 informe de revisión de 3 actividades

Propósito;

Repasar si el progreso fue seguido o las blancos han sido alcanzado para las ventajas futuras. Es decir para guardar buenas actividades como sistema estándar y, identificar y para mejorar las actividades que fueron mal.

Requisito;

1 Los resultados se deben comparar con la política y la blanco, usando resultados claros de la evaluación

2 Cada artículo individual se debe evaluar para indicar que nivel de la contribución hacia la blanco y el plan siguiente debe incluir las sugerencias sanas de la mejora (Kaizen) (1H 5W).

2 informe técnico 4 (los resultados de la prueba divulgan, el informe etc de los resultados de la investigación)

Propósito;

Informar a los departamentos relevantes los hechos técnicos obtenidos con los hechos obtenidos con la investigación, la evaluación, los etc de la medida, de la prueba para las situaciones con causa confusa y el problema nivela, que requieren la dirección técnica. (informes provisionals incluyendo)

Requisitos;

1 Los resultados deben estar claros en la orden para que los departamentos relevantes decidan a lo que necesitan hacer después.

2 5 petición de las contramedidas request/Kaizen (CCW etc)

Propósito;

Para promover contramedidas y seguir en progreso.

Requisito;

1 El estado actual, preocupaciones, contramedidas que las peticiones (sugerencias) contaban con el efecto, sincronizaciones previstas debe ser hecho claro.

2 Informe De la Prevención De 6 Repeticiones

Propósito;

1Para evitar que mismo o los problemas similares suceda otra vez.

2 Para llevar a cabo mejoras en áreas débiles del control y consolidar la organización.

Requisito;

1 Las causas se deben identificar a las diversas categorías de los 5M (hombre, material, máquina, método, ambiente)

2 Las contramedidas y las acciones apropiadas de la prevención se deben tomar en términos de la calidad, de la cantidad, del coste, de la sincronización y de la seguridad.

2 resultados de los minutos de reunión 7

Propósito;

1 Para clarificar los artículos decididos en la reunión para evitar diferencia en entender entre los participantes.

2 Para informar a la gente que no atendió o gente relevante de las decisiones tomadas.

Requisitos;

1Las decisiones tomadas se deben describir claramente usando 5W y el 1H

2 8 boletines, informe diario, informe semanal e informe mensual

Propósito;

Divulgar sobre condiciones hasta un rato cortado sin retrasa a la gente correcta para incitar acciones apropiadas. Requisito;

1 Los informes deben ser el tiempo

2 Para incluir más allá del funcionamiento (tendencia) y de la blanco.

3 Para incluir estado actual, contramedidas temporales, peticiones, contramedidas permanentes y preocupaciones del miembro del equipo.

3 ¿Cuál es un buen informe?

Si los propósitos y los requisitos de los informes son (porqué, cuando, qué, cuando, donde y cómo) apropiadamente (simple, claro y agradable y fácil mirar) rentables y oportunos descrita, puede entonces ser llamado un buen informe.En otras palabras 5W y 1H y buen sentido de la calidad, la cantidad, cubre y la sincronización es muy importante escribir un buen informe.

3 ¿1 por qué?

Los informes, que no transportan un mensaje claro encendido porqué se han escrito o qué están intentando decir, se toman raramente el aviso de. Están lejos de un buen informe. Cada esfuerzo se debe hacer para asegurarse de que el informe escrito satisface el propósito para para cuál es se ha escrito. El propósito debe haber sido decidido antes de hacer el informe.

Ejemplos de propósitos:

1 Para ayudar a entender

2 A comparta las ideas

3 Para solicitar contramedidas

4 Para obtener la dirección, la ayuda o sugerencias

5 Para obtener instrucciones o la aprobación

6Para repasar y prepararse para el futuro

7 Para tomar el paso adelante siguiente o tomar una decisión

8 Para comunicarse

9 Para persuadir a gente relevante al acto

10. Otros

3 2 quién

Es necesario cambiar el estilo de escritura según el lector sin cambiar la idea básica. Aunque realmente no importa para el escritor qué estilo del informe él elige pues él tiene ya una comprensión completa de lo que él está escribiendo, para los lectores en las marcas una diferencia considerable. Esta lógica simple es asombroso infrecuente.

Un informe a un director de manejo y un informe a otros niveles más bajos son diferentes en sus estilos.Especialmente en reuniones tales como nivel de gerencia mayor donde el progreso de la compañía se pone al día a la gerencia mayor, los puntos importantes se deben resumir lógicamente en el informe para dar tanta información como necesitan saber de modo que sepan qué acciones deben ser tomadas.

3 3 qué

Como en la sección 2

3 tiempo 4 (en minutos o en segundos)

Para poder comunicar la información necesaria a los lectores en un período del tiempo corto. Es naturaleza humana a sentirse mejor divulgar tanto como o creer más información produce una comprensión mejor. Pero éste no es el caso, innecesario o demasiada información detallada obstaculiza entender.

A3 reports

3 ¡5 donde y cómo divulgan los métodos afectan entender!

A3 Reports

4 Métodos

4 1 tamaño del papel y número de páginas

Los tamaños A3 y A4 se recomiendan sobre todo. ¡Cuanto más páginas usted tiene, cuanto más difícil el informe es entender, que conduce para perder!

4 2 Título

El título debe dar la indicación del contenido en una expresión clara y exacta.

Razón;

1 Ayudas del título para entender el contenido

2 Puede ser juzgado por el título si el contenido necesita la examinación cerrada de los lectores individuales

3 La prioridad se puede decidir por el título

4 regla de 3 20:80, conclusión primero

Para un uso del informe de la uno-hoja los primeros 20% del espacio para el 80% del contenido y asignan el resto del espacio para los detalles del contenido restante. Esto hace el informe muy fácil entender (rápido y exacto). Lectura de la conclusión después de que la imagen del contenido sea obtenida leyendo el título según lo descrito en 4. 2 (usted ha asido con eficacia la atención del lector). Para los informes de más de 2 páginas, utilice la primera página para el 80% del contenido y del restante páginas para el resto del contenido. Intente evitar de asignar el segundo u otras páginas a la conclusión o a los artículos de la petición. Sin embargo, si los puntos siguientes entonces se describen sucinto con el título apropiado en un informe de la uno-hoja, la conclusión no tiene que necesariamente ser primera.

1 Propósito, fondo, acercamiento básico

2Estado actual, funcionamiento de los hechos

3 Preocupaciones principales, contramedidas

4 Futuro dirección, opinión, predicción

4 expresión simple 4

Un informe, que hace difícil para que el lector entienda con expresiones complejas debe ser evitado. Un informe es diferente de una novela o una letra y el menos uso de palabras descriptivas el mejor (no utilice 10 palabras cuando 1 hará). ¡A menos que usted considere eficacia el informe usted levanta no será leído!

Informe simple

1 Oraciones de Simple/clear (posiblemente corto)

2 excluya el contenido poco importante innecesario

3 utilice charts/graphs/drawings para demostrar el estado de un proyecto o el problema, también calza ejemplos en caso de necesidad

4utilice los dibujos tanto como sea posible evitar a los lectores que entienden mal

4 5 la parte importante vienen primero

Por ejemplo si usted desea demostrar 3 conclusiones entonces demuestre el más importante temprano en el informe, a menos que se requiera en una orden especial tal como tiempo.

El mismo principio se debe aplicar a los problemas o a los horario para las acciones futuras.

La razón de esto es ' eficacia '. ¡Apenas imagínese si vino la conclusión más importante por último!

4 6 peticiones claras

Una de las funciones más importantes de informes es hacer a gente o una organización hace algo. Usted debe siempre comunique la petición exacta usando 5W y el 1H.

4 7 Opiniones De los Iniciadores (Departamentos)

¡Desafortunadamente hay la gente que atenderá y los informes de la demostración hablan sobre sí mismos y van! ¿Qué hemos aprendido? ¿Qué necesitamos hacer? Usted necesita siempre una política para divulgar. Necesita ser un flujo lógico a su informe, tal como ' esto es cuáles es lo que deseo hacer, satisfacer I pensar-este me da su opinión y cooperación '

4 marca 8 el claro del estado

Esto es especialmente necesario para los informes tales como informes de daily/weekly/monthly. Dentro del texto es difícil entender el estado de un vistazo. Por el uso de cartas los gráficos que los símbolos tienen gusto de estado de los resultados de O que compara X con la blanco, su estado se pueden entender en un segundo.

4 9 porqué y cómo es bueno o ¿malo?

Usted debe demostrar claramente porqué el estado o el resultado es aceptable en plan o no y cómo es bueno o malo es. Esto puede ayudar a otros a entender que su informe y acelere las acciones futuras.

A3 Reports

4 10 claros de las contramedidas y del progreso de la marca

Si el status/result es X, haga las contramedidas despejan según 5W y 1H. Es su responsabilidad mejorar la condición de X a O dentro de cierto límite de tiempo.

4 predicción 11 del futuro.

Es altamente importante en nuestro trabajo de poder mejorar la condición del futuro. Es fácil predecir el futuro por medio de analizar el el último y presente; esto entonces permite que entendamos qué hacer.

Usted no debe divulgar solamente el estado actual, pero también más allá progreso para alcanzar el propósito del informe. Usted puede explicar fácilmente qué hacer en el futuro por medio de repasar el presente.

4 prioridad 12

Es muy útil hacer claramente la prioridad en su informe para entender cada artículo individual pero también para agarrar el cuadro total. Con esto en mente es apropiado acentuar puntos importantes cerca el subrayar negrita o el uso de color etc.

4 uso 13 de dibujos o de cartas

Las cartas y los dibujos son los medios de la comunicación universales. Incluso si usted no entiende otra lengua usted dice qué está sucediendo por el uso de cuadros.

Usted utiliza a menudo principalmente el texto en su informe con los cuadros como un complemento que usted debe apuntar para explicar el contenido con los cuadros y el texto del uso como complemento (una sola palabra es preferible) para permitir que los lectores entiendan rápidamente y correctamente.

4 texto 14 y dibujos aseados

Es la naturaleza humana que preferimos mirar los objetos agradables (e. g pinturas, flores, paisaje agradable etc) y ése que no tenemos gusto de mirar los untidy y feos. Los elementos estéticos tales como el texto y dibujos agradables y ordenados son muy importantes para un buen informe.

4 tamaño 15 del texto

Vemos raramente un informe escrito en texto demasiado grande qué tendemos para ver es el texto que es demasiado pequeño. Esto viene de la necesidad natural de abarrotar tanto como lata en tan pequeño un espacio como sea posible, esto necesitamos ser corregidos.

¡El texto demasiado pequeño no estimula el cerebro que filtra solamente los ojos!

4 disposición 16 el mismo principio que 4. 13

4 distribución 17

a) La regla básica de la distribución es apuntar cierta posición en la compañía y no a apersona específica (excepto la gerencia mayor). Usted necesita distribuir copias para apropiarse de posiciones en organizaciones en la cantidad derecha. También en casos de informes a la gerencia mayor usted necesitará ajustar el informe para no dar demasiado detalle por lo que los datos a menos que estén solicitados específicamente.

4 18 rentable

Haga cada esfuerzo de modo que los lectores puedan obtener la información necesaria de su informe en el tiempo mínimo. También intente reducir el número de copias, del tamaño del papel etc.

4 19 Sea Oportuno

¡Los informes levantados son demasiado tarde peores que nada! Usted debe levantar informes con la consideración por el tiempo que toma para hacer aprobaciones y distribución.

4 Auto-comprobación 20

Alguna gente tiende para someter informes sin un cheque completo del informe para confirmar que está haciendo lo que se piensa para hacer. Usted si el cheque del siempre-uno mismo su informe se asegura de que el contenido esté entendido fácilmente (no olvídese de que usted tiene probablemente un conocimiento mejor del tema entonces el lector). Evite el uso de siglas y del argot.

Los puntos de control principales son:

a) Acoplamientos lógicos entre el propósito de la materia divulgada, y conclusión

b) Los lectores deben poder seguir la historia de la ' razón del propósito de ' a la ' sugerencia de la conclusión en el futuro.

4 ¿21 POR QUÉ INFORMES MANUSCRITOS?

CUANDO LOS INFORMES SON MANUSCRITOS

el • que no pueden e-ser enviados fuerza tan la cara para hacer frente a la comunicación.

• usted tiene que entender el detalle antes de escribir.

• porque toma más tiempo usted produce solamente informes valiosos.

• usted tiene que conseguir un resultado para autorizar el tiempo pasado.

CUANDO LOS INFORMES SE PRODUCEN ELECTRÓNICAMENTE

el • no bastante tiempo está pasado encendido comprensión

• que no nos comunicamos con eficacia

• es demasiado fácil hacer y E-mail un informe

• puede ser utilizado para absolver culpa o propiedad

4 22 NEMAWASHI (QUE ALINEAN SUS PATOS)

PROPÓSITO

Para obtener el consenso del informe y ganarlo firme apagado, él es recomendable pasar una cierta hora antes de submittal ganando la compra adentro a ambos sus objetivos y a entender de la gente del contenido.

Requisito

Tome el tiempo para caminar el informe con cada uno signatario, para sentar abajo y para explicar el contenido, acciones y cualesquiera las sorpresas.Esto acelerará el proceso de la firma y lo permitirá todo en cuestión sentir más en la facilidad con cualquier acción que se presenta del informe, que proporcionará la propiedad para las acciones.

Resultado

Firmado completamente de informe con el claro comprensión y propiedad de acciones.

Apéndice

Artículos que se incluirán en informes

Dependiendo del tipo de informe, de los artículos que se incluirán y de orden si la inclusión depende del tipo de informe que usted está escribiendo. Levante un BUEN informe refiriendo a la lista siguiente:

1 Resumen

2 Conclusión

3 Fondo o motivo

4 Prefacio

5 Propósito

6 Objetivo

7 Razón de la divulgar

8 Proceso

9 Característica especial

10. Estado actual

11. Política

12. Más allá de la revisión

13. Interpretación

14. Horario

15. Puntos del foco de la actividad

16. Puntos importantes

17. Contorno de proceso

18. Estructura

19. Problema

20. Prioridad

21. Responsabilidad de las contramedidas

22. Blanco

23. Condiciones

24. Plan

25. Causa y análisis del efecto

26. Acciones futuras

27. Petición

28. Sincronización

29.Resultados de la prueba de la evaluación

30. Eficacia de contramedidas, eficacia prevista

31. Nuevo problema

32. Acción y resultados

33. Investigación de la causa

34. Influencia en otras

35. Revisión

36. Opinión de la impresión de los iniciadores

37. Prevención de la repetición

38. Plan futuro, acción futura

39. Problems/actions restante