A3 报告{A4 报告}

"怎么写好报告"

A 报告是一个最重要的传播介质信息必须准确地通信的. {质量}, 费用有效{费用}, 及时{时间} 并且在正确的数额{数量} . 值得注意的是, 报告, 是否它是好或坏, 代表水平作家在他属于的组织对.

报告主要被划分成以下二个目的: 你是为正确作用组织并且进步以工作宗旨. 秒钟将帮助通信在经理和工作者.

由接受报告,经理无法只证实, 他的消息适当地不仅被表达了对队而且察觉观点和进展平实. 如果他看他能成交以立刻它. 做这然后发生报告是根本.

在一个新时代和以每日压力这也许似乎许多麻烦写一个好报告, 但习惯好和适当的报表编写将改进个体能力和将建立好通信在组织. 之内

什么是一好报告?

2 个. 报告类别、目的和要求

21 {每年计划, kaizen 计划、新活动、设备设施, 等}

目的;

对一次特殊事件的控制进展,表明需要由对5W 和1H . 的用途在将来执行

要求

1 . 有一项清楚的目标和政策

2 . 包括改善经验

3 . 有清楚的时间为进展情况报告

2 .2 进展情况报告{如上所述}

目的

1 . 反射行动从前被采取, 掌握当前状态和为未来. 做准备

2 . 当前状态向经理或成员报告有关使更好的理解刺激建议、协助和指示.

要求

1 . 反射行动到目前为止被需要根据计划掌握当前状态为未来有益于.

2 . 反射项目已经被执行,澄清项目在将来被采取跟随5W 和1H .

3 . 未来进展可能估计反对目标.

2 .3 活动回顾报告

目的;

对回顾如果进展被跟随了或目标是达到在未来有益于. 换句话说, 保留好活动作为一个标准系统和, 辨认和改进变错误. 的活动

要求;

1 . 结果应该与政策和目标比较, 使用清楚的评估结果

2 . 各个单独项目应该被评估表明贡献水平往目标和下个计划应该包括酣然的改善{Kaizen} 建议{5W 1H} .

2 .4 技术报告{测试结果报告, 调查结果报告等}

目的;

通知相关的部门技术事实被获得通过事实被获得通过调查、评估、测量, 测试等为情况以不明的起因和问题成水平, 要求技术处理的. {包括期中报告}

要求;

1 . 结果必须是清楚的为了相关的部门决定什么他们需要做下.

2 .5 对抗措施request/Kaizen 请求{CCW 等}

目的;

促进对抗措施和接着在进展.

要求;

1 . 当前状态, 关心, 对抗措施请求{建议} 期待了作用, 期望的时间应该被做清楚的.

2 .6 再现预防报告

目的;

1 . 防止同样或相似的问题再发生.

2 . 做改进在控制微弱的范围和加强组织.

要求;

1 . 起因应该被辨认对不同的类别5M {人、材料、机器、方法, 环境}

2 .适当的对抗措施和预防行为应该被采取根据质量、数量、费用、时间和安全.

2 份.7 会议备忘录收效

目的;

1 . 澄清项目决定在会议避免在了解上的区别在参加者. 之中

2 . 通知没有出席或决定的相关的人被做出. 的人民

要求;

1 . 决定被做出应该清楚地被描述使用5W 和1H

2 份.8 公报、每日报告、每周报告和月度报告

目的;

对报告关于条件由被切除的时候决定没有延迟对正确人民提示适当行为. 要求;

1 . 报告应该准时在

2 . 包括通过表现{趋向} 并且目标.

3 . 包括当前状态、临时对抗措施、请求、永久对抗措施和队员关心.

3 . 什么是一好报告?

如果报告purposes 并且要求适当地被描述的{为什么, 当, 什么, 当, 和的地方怎么} {简单, 清楚和好和容易看} 有效和实时性, 这可能然后叫做一好报告. 换句话说5W 和1H 和质量, 数量好感觉,外套和时间非常重要写一好报告.

3 .1 为什么?

他们是离一好报告. 很远的地方每一努力必须被做保证的报告, 不表达一则清楚消息为什么他们被写了或什么他们设法告诉, 很少被采取. 通知报告被写履行目的为什么是被写了为目的应该被决定了在做报告. 之前 的.

目的例子:

1 . 帮助了解

2 . 分享想法

3 . 请求对抗措施

4 . 获得教导,协助或建议

5 . 获得指示或认同

6 . 回顾和为未来做准备

7 . 有下个进步或做出决定

8 . 通信

9 . 说服相关的人民对行动

10 . 其他人

3 .2

它是必要改变写作风格根据读者没有改变基本思想. 虽然它真正地不事关为作家报告什么样式他选择因为他已经有对什么的充分的理解他写着,为读者在牌子一可观的区别. 这简单的逻辑令人惊讶地是不凡的.

A 报告对一个总经理和一个报告对其它更低的水平是不同的在他们的样式. 特别是在会议譬如公司进展被更新对高级管理的高级管理水平, 重要点应该逻辑上被总结在报告提供同样多信息象他们需要知道以便他们知道什么行动应该被采取.

3 .3 什么

和在部分2

3 .4 时间{在分钟或在几秒钟内}

能通信必要的信息对读者在一个短的时期. 这或相信更多信息导致一更好的了解的. 是人类本性感到更好报告尽量但这不实际情形,多余或许多详细的信息妨害了解的.

3 .5 和怎么报告方法影响了解!

4 个. 方法

4 .1 页的纸张大小和数字

A3 和A4 大小是主要被推荐的. 更多页您有, 更加困难的报告是了解, 带领浪费!

4 .2标题

标题应该给出内容的征兆在一清楚和精确表示.

原因;

1 个. 标题帮助了解内容

2 . 它可能由标题判断如果内容需要周密的调查由各自的读者

3 . 优先权可能由标题决定

4 .3 20:80 规则,结论第一

至于一板料报告使用第一20% 空间为80% 内容和分配空间的剩余为剩余美满的. 细节这写报告非常容易了解{快速和准确} . 读结论在内容的图象之后由读如所描述获得标题在4 .2 . {您有效地抓住了读者的注意} . 为超过2 页报告, 使用第一页为80% 内容和残余页为内容的剩余. 请求. 尝试避免分配秒钟或其它页到结论或项目然而, 如果以下项目然后简明地被描述以适当的标题在一板料报告, 结论不一定必须是第一.

1 个. 目的、背景, 基本的方法

2 . 当前状态,事实表现

3 个. 主要关心, 对抗措施

4 . 未来方向、观点, 预言

4 .4 简单的表示

A 报告, 使它难使读者的了解使用复杂表示应该是被避免的. A 报告是与小说或信件和对描写词的最少用途不同更好的{不要使用10 个词何时1 将做} . 除非您认为效率报告你培养不会读!

简单的报告

1 . Simple/clear {可能短} 句子

2 . 排除多余的不重要的内容

3 . 用途charts/graphs/drawings 为了显示项目或问题的状况, 并且穿上鞋子例子如果需要

4 张. 用途图画尽量避免读者误会

4 .5 重要部份首先来

例如如果您想要显示3 结论然后显示最重要一个及早在报告, 除非它必需在特别订货譬如时间.

同样原则应该向问题或日程表被申请为未来行动.

这的原因是' 效率' . 想象如果最重要的结论最后来了!

4 个.6 清楚的请求

报告的当中一个最重要的作用将做人或组织做某事您总应该 的.通信确切的请求使用5W 和1H .

4 个.7 创始者{部门} 观点

有不幸地将出席的人们并且展示报告对他们自己讲话和是!什么有我们学会? 什么我们需要做您总需要一项政策为报告. 需要逻辑流程对您的报告的?, 譬如' 这是什么I 认为这将什么我想要做, 取乐发表我您的意见和合作'

4 .8 做状态明白

这是特别必要的为情况报告譬如daily/weekly/monthly 报告. 在它难了解状态一瞥之间. 由对图图表标志的用途象O x 比较的结果状态与的文本之内目标,您的状态可能被了解在第二.

4 .9 为什么和多么好或坏?

您应该清楚地显示为什么状态或结果是好在计划或不是并且多么好或坏这是. 这可能帮助其他人了解您的报告和加速未来行动.

4 .10 做对抗措施和进步清楚

如果status/result 是X, 做对抗措施清楚根据5W 和1H . 是您的责任改进X 情况对O 在有些限时. 之内

4 .11 未来. 的预言

它是高度重要在我们的工作能改进它容易预言未来通过分析未来. 的情况过去和现在; 这然后允许我们了解什么做.

您必须不仅报告当前状态,而且过去进展为了达到报告. 的目的您能容易地解释什么在将来做通过回顾出席.

4 .12 优先权

它是非常有用做清楚优先权在您的报告了解各个单独项目而且掌握整体图片. 鉴于此它是适当强调重要点 的在下面划线,黑体字或用途颜色等.

4 .13 对图画或图的用途

图和图画是普遍通信方式. 既使您不了解您告诉的其它语言什么发生由对图片. 的用途

您经常使用主要文本在您的报告以图片如同您应该打算解释内容以图片和使用文本和的补全补全{单词是更好的} 允许读者迅速了解和正确地.

4 .14 整洁的文本和图画

这是我们喜欢看好的对象的人类本性{e .g . 绘画, 花,好的风景等} 和那我们不喜欢看不整洁和不悦目那些. 如此审美元素象好和整洁的文本和图画是非常重要为一好报告.

4 .15 文本的大小

我们很少看报告被写在太大文本什么我们倾向于看是是太小. 这来自自然需要填入的文本尽量我们罐头入一样小空间尽可能, 这需要是校正的.

太小文本不刺激脑子它只劳损眼睛!

4 .16 布局原则和4 .13 一样

4 .17 发行

a} 发行基本规则将瞄准某一位置在公司中和不是对a您需要分布拷贝并且合适位置在组织在正确的数量. 在报告案件对高级管理您将需要调整报告至于不提供许多细节的具体人{除了高级管理} . 只要数据除非具体地被请求的.

4 .18 有效

做每一努力以便读者能获得必要的信息从您的报告在极小的时间. 并且设法减少数字纸等. 的拷贝, 大小

4 .19 实时性

报告被上升比没什么太晚了坏!您应该提高报告以考虑为它采取做认同和发行.

4 .20 自已检查

某些人民倾向于递交报告没有报告的一张充分的支票证实它做着什么它意欲做. 您如果总自已检查您的报告保证内容容易地被了解{don't忘记您大概有事项的更好的知识然后读者} . 避免对首字母缩略词和俗话. 的用途

主要检验站是:

a} 逻辑链接在被报告的问题之间的目的,并且结论

b} 读者应该能跟随故事从' ' 对' 结论建议在将来的目的原因.

4 .21 为什么手写的报告?

当报告是手写的

. 他们无法被发电子邮件因此力量面对面通信.

. 您必须了解细节在文字. 之前

. 由于这花费更多时间您只导致贵重物品报告.

. 您必须取得结果担保时间花费的.

当报告电子导致

. 没有足够时间花费了解

我们有效地不通信 的.

. 它太容易以至于不能做和电子邮件报告

. 它可能被使用赦免责备或归属

4.22 NEMAWASHI {排队您的鸭子}

目的

为了获得报告的公众舆论和获取签字, 它是适当花费某个时候在submittal 之前获取买进对两个您的宗旨和对人了解美满的.

要求

作为时间走报告通过每个签署, 坐下和解释内容、行动和任一惊奇. 这将加速署名过程和将使能所有关心感觉更多轻松自在以任何行动出现从报告, 为行动. 将提供归属

结果

充分地签字报告与明白行动. 了解和归属

附录

项目包括在报告

取决于类型报告,项目包括和命令如果包括取决于您是文字. 培养每好报告由提到以下名单的类型报告:

1 个. 总结

2 . 结论

3 . 背景或动机

4 . 序言

5 . 目的

6 . 宗旨

报告的7 . 原因

8 . 处理

9 . 特殊性能

10 . 当前状态

11 . 政策

12 . 通过回顾

13 . 解释

14 . 日程表

15 个. 焦点问题的活动

16 . 重要点

17 . 处理概述

18 . 结构

19 . 问题

20 . 优先权

21 个. 对抗措施责任

22 . 目标

23 个. 情况

24. 计划

25 . 起因和作用分析

26 次. 未来行动

27 . 请求

28 . 时间

29 种. 评估测试结果

对抗措施的30 . 有效率, 期望的有效率

31 . 新问题

32 . 行动和结果

33 . 起因调查

34 对其他人的. 影响

35 . 回顾

36 . 创始者印象观点

37 . 再现预防

38 . 未来规划, 未来行动

39 . 余留problems/actions